进口货运署理事务分为船只到港前的预备工作和船只到港后的预备工作，然后是检查提单等有关单证，签发提货单给收货人提货，最终，还要做好每一航次船的文件归档工作。
（一） 船只到港前的材料预备及电脑开始录入工作
树立航次档案。船只到港前，收到船公司或其署理的传真舱单／放货格外指示（如有） 等有关材料，树立相应的船只航次档案。
开始审阅有关材料。开始审阅传真舱单，首要根据海关需求审阅舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。
预告船只动态。船只到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向进口舱单的收货人或告诉人发“船期预告”，并向收货人承认舱单内容是不是正确，弥补中文货名等（集装箱班轮在外）。
电脑预录入。根据客户承认舱单传真件后， 在事务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。
来往函电处置。关于船只到港前收到的船公司或其署理有关修正善口舱单的函电指示，在电脑系统上作相应更改，并赶快告诉外勤事务员在给口岸单位的舱单上做相应的修正。
扣货告诉的处置。
（1） 收到扣货告诉后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货” 专用章和挂号时刻，并告诉货主货已到，但暂不放货；
（2） 接到放货告诉后，当即在台账和提单正反面加盖“能够放货” 专用章并挂号时刻、签名，一起告诉货主处理提货；
（3） 放货告诉和其他进口材料一起归档。
进口舱单制造或搜集。
（1） 关于散杂货船进口，如无随船正本舱单，根据托付方的需求，署理应严厉依照托付方或船长所供给的材料制造进口舱单，并需求其承认；
（2） 关于班轮，需求班轮公司供给符合需求的进口舱单，多家班轮公司共用铺位的景象下，应将多家班轮公司的进口舱单搜集彻底；
（3） 将制造或搜集彻底的进口舱单，在船只到港前交给外勤人员签收；
（4） 对一切预抵船只，按船只航次、到港时刻进行开始归档，并作恰当标识。
（二） 船只到港后的材料核对及提货单预备工作
进口舱单、提单等材料的接纳。
（1） 船只到港后，从船务部外勤处接纳进口舱单、提单等有关进口单证、材料等，并在单证交代本上签收；
（2） 如有需本公司转交货主的随船文件，应妥善保管并在舱单相应的提单下注明，以便货主提货时交货主。
正本舱单的审阅。根据收到的进口正本舱单，细心核对已录入电脑的舱单材料，首要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等，如发现不符合， 应以进口正本舱单为准进行修正，有疑问时，与船公司执行不符之处。
制造进口提货单。
（1） 打印进口提货单和条形码，将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对；
（2） 如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其署理联络；
（3） 如船公司电函承以为其舱单内容有误，原则上不允许直接修正善口舱单，进口事务员应将其书面更正指示保留在船公司更改告诉文件夹中，作为今后货主来处理舱单更改手续时向海关供给的凭据；
（4） 船公司或其署理承认其提单内容有误，也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后边，以便在签发提货单时奉告货主。
进口电子舱单发送海关。根据已审阅无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统，并在海关电脑材料（舱单） 传送挂号本上挂号，注明海关舱单航次号、发送人和发送时刻。
分船名航次打印进口挂号台账，并按船公司分类归档，以便利客户处理进口提货手续。
（三） 告诉收货人处理提货手续
发到货告诉。
（1） 在收到进口正本舱单的当天，根据进口提货挂号台账以电话或传真的方法宣布到货告诉，并在台账告诉方法一栏中注明告诉方法、日期、对方告诉人；
（2） 若无法按舱单等单证内容与告诉方或收货人取得联络，或舱单中未注明联络电话时，应及时向船公司或其署理查询，得到答复后根据所供给的联络材料宣布到货告诉；
（3） 对按港口规则需限时获取的危险品或其他特种货，应及时以书面或电话方法告诉货主严厉按需求提货，保证装卸工作正常进行。
货品催提告诉。对货品到港后5 日内仍无人来处理提货手续的收货人，需再次宣布到货告诉，在进口单证台账中作好第2次催提记载，视状况报船公司或其署理，以便其经过发货人催促收货人及早提货。
（四） 审单及签发提货单
提单审阅。如正本提单由提货人出具， 需对提货人所出具的提单进行审阅，内容包含：
（1） 承认船公司对该票货品是不是有扣货指示，如有，则及时帮忙收货人与船公司联络帮忙处理放货疑问；
（2） 与舱单中该票货的有关内容是不是共同；
（3） 提单是不是为船公司正本海运提单，如船公司或其署理供给的有关单证材料中有签发提单复印传真件的，要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对，以承认其真实性；
（4） 关于指示提单需审阅背书是不是连接、完好；
（5） 海运费等费用是不是到付，如是，则根据船公司的指示收取运费或其他费用；
（6） 关于记名提单，由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，首次提货需留身份证复印件；如收货人公司的公章不方便外带，需有用其他印章替代公章背书的授权托付书，并用授权的其他印章背书；
（7） 关于指示提单（“CONSIGNEE” 一栏为TOORDER），需有发货人和收货人一起背书；
（8）如“CONSIGNEE”一栏为“TO ORDER OF XXX”则须有XXX的背书，最终提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人共同。
正本提单的回收。需求提货人在正本提单反面加盖公章或该公司的授权章（需有授权证明书在本公司存案）、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。分以下几种状况，回收正本提单，并在回收的正本提单上签字或盖核销章：
（1） 通常状况下回收三份正本中的一份即可，在特别状况下按船公司需求回收全套正本提单，才可签发提货单；
（2） 关于改港货品，有必要回收全套正本海运提单；
（3） 关于转船货品，能否承受收货人出具的全程海运提单，需根据舱单上注明或船东书面提示。
签发提货单。
（1） 承认提单及背书彻底无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审阅人审阅提货单有关内容，并在相应栏内签字；
（2） 指示提单的提货单上，有必要标上实践收货人的单位全称；
（3） 提货单留底联上，需求实践收货人签字、盖章。
无单放货。对一切需求无单放货的提单在无单放货挂号本上挂号船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期，由部门经理签字后，方可放货给收货人。无单放货有以下两种状况：
（1） 电报放货。船公司或托付方有清晰书面指示已回收全套正本提单，能够放货给进口收货人，并有船公司授权之有关职工的签字和盖章，可直接放货给收货人。
（2） 保函放货。是不是承受保函，原则上要由船公司断定。在接到收货人的保函后，传真给托付方签字承认后，方可放货给收货人。保函放货有必要填写无单放货审批表，由部门经理或总经理审阅后方可签发提货单交指定收货人。
归档。待该航次一切进口货签发提货单结束后， 将进口事务的有关单证，包含正本进口舱单、提货单留底联、有用背书的正本提单、头程正本提单（如有） 等，连同与该票货有关的来往电函等一起归人航次档案，并在档案封面上挂号有关的归档材料名。
